Politique de confidentialité

Politique de confidentialité Clients / Prospects

Hivency

Version du 12/12/2018

 

Préambule

 

La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») a pour objectif d’informer les prospects, les créateurs (« Créateurs »), les contacts des marques clientes (« Marques ») et les fournisseurs sur les traitements des données à caractère personnels (« Données ») réalisés par Hivency et de leurs droits à ce titre dans le cadre de sa relation contractuelle avec ses prospects, Créateurs, Marques et fournisseurs.

 

La Politique de Confidentialité est notamment accessible depuis le site internet www.hivency.fr (le « Site ») et en tout état de cause elle est accessible par tout prospect, Influenceur, Marque et fournisseur lors de son inscription sur le Site ou avant la conclusion d’un contrat avec Hivency.

 

Elle pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des Données mis en œuvre et de la législation applicable, la version ancienne est archivée et demeure accessible aux utilisateurs. Ainsi, nos fournisseurs, prospect, Créateurs et Marques sont invités à prendre connaissance de toute nouvelle version mise à disposition par Hivency.

 

 

1.     Le responsable de traitement et les personnes concernées par cette Politique de Confidentialité

 

Hivency est le responsable des traitements de Données, en tant que professionnel proposant à des Créateurs et des Marques de collaborer afin d’augmenter la visibilité des produits de la Marque via les comptes des Créateurs sur les réseaux sociaux. Hivency est soumis en cette qualité aux obligations imposées par la réglementation en vigueur en France et au sein de l’Union Européenne en matière de données à caractères personnelles en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).

 

Les personnes concernées par le traitement des Données sont les fournisseurs, les prospects, les Créateurs et les Marques incluant notamment les internautes naviguant sur le Site (les « Utilisateurs » ou « Vous »).

 

2.     Définitions

 

L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible d’identifier une personne directement comme le nom et prénom ou indirectement comme une adresse IP, le numéro de sécurité sociale ou un matricule (les « Données »).

 

Un traitement de Données désigne toute opération effectuée ou envisagée directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.

 

3.     Données collectées et traitées

 

Données que Vous nous fournissez

 

Hivency collecte des Données directement auprès de ses prospects, Créateurs et Marques via les formulaires accessibles depuis le Site, depuis vos terminaux mobiles ou non, ou directement par Hivency via les comptes publics des Créateurs sur les différents réseaux sociaux. Ces Données sont mises à jour directement auprès des Utilisateurs. A ce titre, les Utilisateurs s’engagent à communiquer au service marketing/client toute mise à jour desdites Données sans délai.

 

Par ailleurs, les échanges d’emails sont susceptibles d’être enregistrées et conservés afin d’améliorer la qualité de notre service client et de former nos collaborateurs.

 

Les Données des fournisseurs sont aussi collectées lors de la prise de contact et lors de l’exécution du contrat liant le fournisseur à Hivency.

 

Données obtenues par des tiers

 

Les Données peuvent également être fournies indirectement notamment par l’intermédiaire d’une connexion sécurisée à des Interfaces de programmation applicatives (Application Performing interface, ou API) comme Google, Twitter ou Instagram. Hivency utilise également les services API de Youtube. La politique de confidentialité de ces services Youtube et Google peut être consultée sur le lien suivant : http://www.google.com/policies/privacy.

 

Hivency recueille des données par le biais de cookie notamment via les services fournis par Google pour les données comportementales des internautes collectées par le recours aux Cookies et/ou traceurs. Pour plus d’informations relatives aux Cookies nous vous invitons à prendre connaissance de la Politique de Cookie sur ce lien .

 

Nous sommes également susceptibles de recevoir des Données vous concernant via des organismes bancaires ou établissement de crédit. Dans ce cas, nous mettons à jour vos Données dans notre base de données.

 

Données concernant des tiers que Vous nous fournissez

 

Dans le cas où vous nous transmettez des Données relatives à une autre personne (ex : dans le cadre de recommandation), vous nous garantissez que, vous avez l’autorité pour consentir au traitement de Données en son nom, vous recevez en son nom toutes correspondances relatives à ses Données, et le cas échéant, vous consentez en son nom au transfert de ses Données à l’étranger.

 

Nous ne collectons pas volontairement de Données relatives à des mineurs de moins de 15 ans, néanmoins si vous êtes un parent ou un tuteur légal de ce mineur et que vous pensez que nous détenons des Données sur ce mineur, vous pouvez obtenir la suppression des Données après avoir prouvé votre identité et votre autorité légale sur le mineur.

 

4.     Fondements des traitements

 

Lorsque les Données d’un prospect, Créateur, Marque ou fournisseur sont traitées par Hivency, seules les Données nécessaires aux finalités de traitements sont traitées.

 

Les fondements sur lesquels reposent ces traitements sont les suivants :

  • respect d’une obligation légale ;
  • l’exécution du contrat ;
  • l’intérêt légitime ;
  • votre consentement.

 

Par ailleurs, les Données dont la collecte est obligatoire sont identifiées comme telles (ex : par un astérisque dans les formulaires).

 

5.     Tableau récapitulatif des finalités, Données traitées, fondement du traitement, durée de conservation

 

Le tableau ci-dessous récapitule l’ensemble des traitements de Données en précisant pour chaque finalité : les Données concernées,  et les personnes/services accédant à ces Données.

 

 

 

Prospects
Contexte de la collecte Type de Données Finalités du traitement Personne/Services ayant accès aux Données
Constitution d’une base de données « prospects » et inscription à la newsletter commerciales (si opt-in) ·        Adresse électronique ;

·        Nom de famille ;

·        Prénom ;

·        Titre du poste ;

·        Industrie ;

·        Nom de l’entreprise ;

·        Nombre d’employés ;

·        Pays ;

·        Identification sur les réseaux sociaux ;

·        Données de navigation (cookies) ;

·        Contenu demandé

● Prise de contact en vue de la proposition de collaboration

● Envoi d’offres commerciales

● Responsable commercial

● Responsable marketing

Marques
Contexte de la collecte Type de Données Finalités du traitement Personne/Services ayant accès aux Données
Fourniture de la prestation de collaboration ●   Nom et prénom

●   Adresse de messagerie professionnelle

●   Numéro de téléphone

●   Adresse postale professionnelle

●   Fonction

●   Factures

 

●   Etablissement d’un contrat

●   Fourniture d’un accès à l’espace Marques du Site

●   Etablissement des factures

●   Responsable commercial
Gestion des contentieux ●   Voir la case ci-dessus

 

●   Collecter et traiter les données relatives aux retards et défauts de paiement des Marques pour préparer, exercer et suivre une action en recouvrement ou un recours juridictionnel et, le cas échéant, faire exécuter la décision rendue ●   Direction d’Hivency

●   Tiers (huissiers, société de recouvrement, avocat)

 

Audit / acquisition Ensemble des Données ●   Audit de la part de potentiels investisseurs, repreneurs, acquéreurs

●   Contrôle de la bonne application de nos process

●   Vérification du traitement des Données issues de la base de données Marques

 

●   Prestataire extérieur

●   Potentiel acquéreur

Gestion de la relation Marques Ensemble des Données ●   Gestion de la fin de contrat (ex : remboursement de trop perçu…)

●   Enregistrement des échanges d’emails

●   Offre commerciale et réduction

●   Enquête sur la qualité des prestations

 

● Responsable commercial

● Prestataire de comptabilité

●  Responsable Customer Success

● Responsable Onboarding

 

 

Créateurs
Contexte de la collecte Type de Données Finalités du traitement Personne/Services ayant accès aux Données
Fourniture de la prestation de collaboration ●   Nom et prénom

●   Sexe, âge

●   Marques préféré, loisir, métier, [●]

●   Adresse de messagerie

●   Numéro de téléphone

●   Données publiques accessibles sur le compte sur les réseaux sociaux

●   Adresse postale

●   Factures

●   Coordonnées bancaires

 

●   Etablissement d’un contrat

●   Fourniture d’un accès à l’espace Créateurs du Site

●   Envoie des produits de la Marque

●   Responsable commercial

●   Marques collaborant avec le Créateur

Service de vente en ligne ●   Voir la case ci-dessus

 

●   Proposer un service de vente en ligne sur le Site ●   Responsable commercial

●   Marques collaborant avec le Créateur

Gestion des contentieux ●   Voir la case ci-dessus

 

●   Collecter et traiter les données relatives aux violations des obligations au titre du contrat pour préparer, exercer et suivre une action judiciaire ou un recours juridictionnel et, le cas échéant, faire exécuter la décision rendue ●   Direction d’Hivency

●   Tiers (huissiers, commissaires-priseurs, société de recouvrement, avocat)

 

Audit / acquisition Ensemble des Données ●   Audit de la part de potentiels investisseurs, repreneurs, acquéreurs

●   Contrôles de la bonne application de nos process

●   Vérification du traitement des Données issues de la base de données Créateurs

 

●   Direction d’Hivency

●   Prestataire extérieur

●      Potentiel acquéreur

Gestion de la relation Créateurs Ensemble des Données ●   Gestion de la fin de contrat (ex : remboursement de trop perçu…)

●   Enregistrement des échanges d’emails

●   Offre commerciale et collaboration

●   Enquête sur la qualité des prestations

 

●       Responsable commercial

●       Prestataire de comptabilité

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fournisseurs
Contexte de la collecte Type de Données Finalités du traitement Personne/Services ayant accès aux Données
Fourniture de la prestation de service ● Nom et prénom

● Adresse de messagerie

● Numéro de téléphone

● Contrat

● Facture et bon de commande

 

● Etablissement d’un contrat

● Réalisation et suivi de la fourniture de service

 

● Direction d’Hivency

 

Gestion des contentieux fournisseurs ● Voir la case ci-dessus

 

●   Suivre et traiter les contentieux relatifs au contrat fournisseur ●   Direction d’Hivency

●   Responsable juridique

●   Tiers (huissiers, avocats…)

 

 

 

 

6.     Qui peut accéder à vos Données ?

 

Les Données collectées sont accessibles au sein d’Hivency par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés.

 

L’accès aux Données est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein d’Hivency.

 

Le tableau ci-dessus précise pour chaque finalité les personnes et services d’Hivency susceptibles d’avoir accès aux Données concernées par le traitement en question.

 

7.     Les destinataires et les transferts de ces Données

 

Pour certaines finalités, Hivency a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : ceux en charge de la maintenance du SI ou en charge de prestations de services administratifs comme la comptabilité) tels des fournisseurs de services informatiques (ex : le prestataire d’hébergement), de solutions en mode SaaS qui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par Hivency, y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, Hivency impose à ces cocontractants des obligations fortes en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ces prestataires ont accès.

 

Hivency peut également être amenée à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :

  • Si Hivency envisage de céder une activité ou d’actifs (y compris par cession de l’entreprise exerçant cette activité ou possédant ces actifs), les Données pourront être communiquées à l’acquéreur et à aux acquéreurs potentiels dans le cadre d’un audit y compris leurs conseils.
  • Si tout ou partie des actifs d’Hivency fait l’objet d’une acquisition par un tiers, les Données seront l’un des actifs transférés. Les Données seront traitées par l’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement et sa politique de protection des Données régira alors le traitement des Données.
  • Si Hivency est obligée de divulguer ou donner accès aux Données pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat de prestation ou toutes autres circonstances que acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Hivency, de ses clients ou de ses collaborateurs ;
  • Si la loi autorise ce transfert par Hivency.

 

Hivency ne vend pas les Données à des tiers.

 

8.       Durée de conservation des Données

 

Les Données (notamment celles relatives aux contrats conclus avec Hivency) sont conservées pour une durée de 5 ans à compter de la réalisation de la prestation qu’il s’agisse de la réalisation d’une prestation mise en relation entre des Créateurs et des Marques ou pour toute prestation par un fournisseur. Toutefois :

  • les Données des prospects ou des Créateurs sont supprimées dans un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec ces derniers,
  • en matière de précontentieux : les Données sont conservées jusqu’à la conclusion d’un protocole transactionnel ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l’action en justice correspondante ;
  • en matière de contentieux judiciaire : les Données sont conservées jusqu’à ce que la décision ait force de chose jugée définitive.

 

De manière générale, les Données ne sont conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte et en accord avec les recommandations de la CNIL et en respect des obligations légales notamment comptables et fiscales.

 

En outre, les données anonymes et les données relatives aux Utilisateurs peuvent être conservées sans limitation de durée dès lors qu’elles ne contiennent aucune Donnée.

 

9.     Les actions réalisées sur les Données

 

Les actions suivantes sont réalisées sur les Données :

  • Collecte et enregistrement des Données
  • Organisation ou structuration des Données
  • Hébergement ou conservation des Données via des logiciels tiers,
  • Consultation des Données,
  • Tri (via une solution éditée par un tiers),
  • Archivage en externe
  • Communication des Données par transmission, diffusion or toute autre forme de mise à disposition aux services concernés
  • Modification / consultation par le service client ou marketing
  • Effacement ou destruction des Données

 

10.  La localisation des Données et les mesures de sécurité en place

 

L’ensemble des Données des Utilisateurs est hébergé chez Amazon Web Services, situé au sein de l’Union Européenne, en Irlande, en respect avec les règles applicables à ce type de transfert.

 

En dehors des cas où l’Utilisateur est basé à l’étranger, aucune donnée n’est transférée à un tiers situé à l’extérieur de l’Union Européenne, sauf dans le cas où Hivency doit faire signifier et/ou exécuter des actes judiciaires (assignation, jugement, saisie…) à l’étranger du fait que l’Utilisateur réside en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas les Données de l’Utilisateur sont transmises aux autorités en charge de signifier et/ou exécuter les actes. En tout état de cause, Hivency s’assure que les Données transférées font l’objet d’une protection adéquate afin de garantir leur sécurité, leur intégrité et leur  .

 

Hivency prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. A titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder, ces Données sont stockées sur des serveurs sécurisés, les données bancaires étant également chiffrées. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe.

 

Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent Hivency ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors qu’Hivency aura respecté ses engagements en termes de sécurité.

 

11.  Exercice des droits

 

Dans le cadre du traitement de Données réalisé par Hivency, les Utilisateurs ont le droit :

 

  • D’obtenir l’accès / la copie à leurs Données traitées
  • D’obtenir la rectification des données
  • D’obtenir l’effacement de tout ou partie des Données lorsque les Données, (i) ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) sont basées exclusivement sur le consentement, (iii) font l’objet d’une demande d’opposition
  • De s’opposer aux traitements de ses Données
  • D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des Données est contestée, lorsque l’Utilisateur s’est opposé au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à Hivency mais sont encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
  • De se désinscrire ou de s’opposer à la réception de messages de prospection commerciale à tout moment en cliquant sur le lien de « désinscription » dans tout courriel ou toute communication envoyé par Hivency
  • De retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement
  • D’obtenir la portabilité de ses Données lorsque le traitement est fondé sur le consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
  • De fournir des directives sur le sort de leurs données post-mortem
  • D’introduire une réclamation auprès de la CNIL

 

Pour l’exercice de ses droits ou toute question relative à la présente Politique de Confidentialité l’Utilisateur peut simplement adresser une demande à l’adresse suivante : HIVENCY au 18 rue Soleillet, 75020, PARIS, ou  en joignant une copie de sa pièce d’identité.

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